Eduskunta hyväksyi keväällä 2020 tilapäislain, jolla mahdollistettiin mm. yhdistyksen kokousten pitäminen etäyhteyksiä käyttäen, vaikka sitä ei olisi erikseen mahdollistettu yhdistyksen omissa säännöissä. Todennäköisesti tilapäislaki tulee tältä osin jatkumaan kesään 2021 asti. Moni yhdistys joutuu punnitsemaan tarkkaan, voidaanko kokoukset järjestää fyysisesti turvaväleistä ja muista hygienisuosituksista kiinnipitäen, vai olisiko sittenkin parempi pitää kokoukset etänä.

Tälle sivulle on koottu lyhyesti vinkkejä etäkokousten järjestämiseen. Yleisesti voidaan todeta, että etäkokouksen järjestäminen vaatii kokouksen toimihenkilöiltä runsaasti enemmän ennakovalmistelua kuin tavanomainen fyysisesti järjestettävä kokous. Se vaatii myös osallistujilta kärsivällisyyttä ja hieman enemmän vaivannäköä. On toki muistettava, että vaikka tässä puhutaan etäkokouksista, on kokouksella oltava kaikesta huolimatta myös fyysinen paikka ja osoite, johon kuka tahansa osallistuja voi saapua paikan päälle, mutta osallistujia voidaan silti vahvasti kannustaa osallistumaan etäyhteyttä käyttäen.

Ennen etäkokousta

  • Etukäteisilmoittautuminen: hallitus voi yhdistyksen kokouksen koolle kutsuessaan edellyttää kokoukseen osallistuvia ilmoittautumaan hallitukselle etukäteen. Näin kannattaa ehdottomasti toimia, jotta kokouksen järjestäjällä on etukäteen tiedossa nimilista osallistujista, josta on helppo tarkistaa osallistujien jäsenyystiedot. Muista kuitenkin huolehtia tietosuojasta!
  • Osallistujien informointi käytettävistä välineistä: jotta kokous sujuisi mahdollisimman mutkattomasti, olisi kaikkia osallistujia hyvä informoida jo etukäteen siitä, mitä ohjelmia ja muita välineitä etäkokouksessa tullaan käyttämään. Esim. tarvitsevatko kaikki osallistujat käyttöönsä kameralla ja mikrofonilla varustetun laitteen, jossa on vakaa nettiyhteys, tai vaaditaanko osallistujilta esim. Zoom-ohjelman latausta omalle laitteelle. Lisäksi voi pyytää, että kaikki käyttävät ohjelmassa omaa etu- ja sukunimeään.
  • Kokouskutsun merkitys korostuu: mikäli esityslistalla on tärkeitä ja hieman monimutkaisempia asioita kuin normaalisti, on ennakkovalmistelu ja asioiden pohjustaminen entistä tärkeämpää. Jos päätösasiana kokouksessa on esim. toimintasuunnitelma tulevalle kaudelle, voi olla hyvä kerätä osallistujien mielipiteet jo etukäteen kirjallisina. Osallistujat kannattaa kutsua paikalle jo hyvissä ajoin ennen varsinaista kokouksen alkua, jotta tunnistautumiseen ei käytetä itse kokousaikaa.

Kokouksen aikana

  • Osallistujien tunnistautuminen: osallistujien henkilöllisyys (tieto jäsenyydestä) tulee olla järjestäjien tiedossa vastaavalla tavalla kuin fyysisessä kokouksessakin. Helpointa tämä voi olla toteuttaa pienissä kokouksissa siten, että kaikilla osallistujilla on kamera ja mikrofoni päällä, joiden avulla he ainakin tunnistautumisen ajaksi ilmoittautuvat kokouksen toimihenkilöille. Ilmoittautumisia verrataan etukäteen koottuun osallistujalistaan. Mahdollisiin tuntemattomiin tai ennakkoilmoittautumisen laiminlyöneisiin osallistujiin tulee ottaa yhteyttä erikseen ja varmistaa heidän jäsenyytensä.
    • Jos jäseninä on vain Turun yliopiston opiskelijoita, ennakkoilmoittautumisen voi pyytää lähettämään henkilön omasta utu-osoitteesta. Yliopiston utu-tunnusta varten henkilön on täytynyt todistaa henkilöllisyytensä, joten henkilökohtainen utu-sähköpostin käyttö toimii riittävänä varmistuksena henkilöllisyydestä.
    • Mikäli kameran käyttö on syystä tai toisesta poissuljettua, voi tunnistautumisen hoitaa myös utu-sähköpostia käyttämällä. Esimerkiksi niin, että osallistujalistan mukaan lähetetään jokaiselle osallistujalle omaan varmistettuun sähköpostiin jonkinlainen tunnus (vaikkapa satunnainen numerosarja), jonka osallistuja sitten lähettää kokouksen aluksi sihteerille yksityisviestillä käytössä olevan etäyhteysohjelman kautta. Väärinkäytön mahdollisuus on toki tässäkin olemassa, mutta sellaisilta ei voitane tyystin välttyä edes fyysisissä kokouksissa.
  • Yhteydet kuntoon: ehkä tärkein osa onnistunutta etäkokousta on toimiva nettiyhteys. Yhteyden toimivuus tulee varmistaa erityisesti jokaisen kokouksen toimihenkilön osalta, tai tarvittaessa valita kokoukselle varapuheenjohtaja, varaääntenlaskijat ja varapöytäkirjantarkastajat, jotka voivat astua remmiin, jos varsinaisten toimihenkilöiden yhteys pätkii.
  • Pelisäännöt: se, miten kokouksessa jaetaan puheenvuoroja tai äänestetään, on hyvä ilmoittaa heti kokouksen alussa. Äänestysmenettely kannattaa vielä erikseen hyväksyttää kokouksen osallistujilla. Hyvä tapa hoitaa puheenvuorot on käyttää ohjelmaan sisäänrakennettua chat- tai keskustelutoimintoa ja pyytää, että jokainen puheenvuoron haluava ilmaisee sen chatissa esim. yksinkertaisesti kirjoittamalla "pv", "kommenttipv", "työjärjestyspv" tms. Chat kannattaa varata vain tätä tarkoitusta varten. Epäviralliset möyhöämiset voinee hoitaa samaan aikaan jollain toisella alustalla.
  • Äänestäminen: perinteisen käsiäänestyksen voi hoitaa ohjelman chat-alustalla niin, että puheenjohtaja luettelee äänestysvaihtoehdot ja näyttää ne jakoruudulla, minkä jälkeen jokainen osallistuja kirjoittaa oman vaihtoehtonsa chattiin. Vaihtoehtoisesti äänestää voi vaikkapa sähköpostilla.
    • Täydellisen anonyymit, eli ns. suljetut lippuäänestykset, ovat etäyhteyksin lähes mahdottomia, tai ainakin niin vaivalloisia järjestää, että on parempi pohtia onko se täysin välttämätöntä. Tässä kuitenkin muutamia ehdotuksia menetelmiksi, jotka riittänevät useimmille.
      • Jos riittää, että vain ääntenlaskijat saavat tietää, mitä ja miten kukin äänesti, voidaan käyttää vaikka Zoomin yksityisviestitoimintoa tai pyytää, että osallistujat lähettävät vastauksensa sähköpostilla tietyn ajan sisällä ääntenlaskijoille.
      • Jos halutaan, että edes ääntenlaskijat eivät saisi ainakaan helposti tietoonsa, mitä kukin äänesti, voi käyttää vaikkapa Webropolia. Webropol on ensisijaisesti kyselyalusta, johon jokaisella Turun yliopiston opiskelijalla on maksuton käyttöoikeus. Tämä vaatii hieman vaivaa sen eteen, että kysely luodaan ja lähetetään osallistujille. Kyselyasetuksista voi määrittää, että onko kysely anonyymi ja vastaukset satunnaisjärjestyksessä. Lisäksi kyselylinkistä voi tehdä yksilöidyn, jolloin se tulisi lähettää kaikille osallistujille henkilökohtaisesti.
      • Maksullinen äänestysjärjestelmä: https://www.opavote.com/

Kokouksen jälkeen

  • Pöytäkirja: pöytäkirjan voi allekirjoittaa joko lähettämällä sen postitse kaikille allekirjoittajille vuorollaan tai käyttämällä sähköisiä allekirjoituspalveluita, kuten esim. https://vismasign.fi/sahkoinenallekirjoitus/

Aiheesta muualla:
PRH: Etäosallistuminen
KSL: Etäkokous yhdistyksessä (pdf)
Opintokeskus Sivis: Etäkokous