Talousohjesääntö

TURUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNNAN TALOUSOHJESÄÄNTÖ

Hyväksytty edustajistossa 29.9.2009, päivitetty 20.4.2011

1.Yleiset periaatteet

1.1.Turun yliopiston ylioppilaskunnan taloudenhoidossa noudatetaan tätä ohjesääntöä niiltä osin kuin ylioppilaskunnan säännöissä ei toisin mainita.

1.2.Taloudenhoitoa johtaa ja taloudesta vastaa ylioppilaskunnan hallitus edustajiston hyväksymien päämäärien, tavoitteiden ja talousarvion mukaan.

1.3.Taloudenhoidosta vastaavat pääsihteeri ja taloussihteeri, joiden tehtävänä on:

•hoitaa huolellisesti ylioppilaskunnan taloutta ja panna täytäntöön hallituksen sitä koskevat päätökset;

•valmistella hallitukselle ehdotus ylioppilaskunnan talousarvioksi;

•tehdä ehdotus ylioppilaskunnan tilinpäätökseksi;

•huolehtia ylioppilaskunnan omista arvopapereista;

•laatia ja esittää hallitukselle kuukausittaiset raportit sekä muut edustajiston ja hallituksen pyytämät taloudellista tilaa yms. koskevat lausunnot;

•toimia muullakin tavoin ylioppilaskunnan taloudellisen tilan hyväksi.

Lisäksi pääsihteerin tehtävänä on:

•hyväksyä tulo- ja menotositteet, sekä antaa maksumääräykset kaikista ylioppilaskunnan menoista.

2.Talousarvio

2.1.Taloudenhoidon toimihenkilöiden tulee vuosittain lokakuun loppuun mennessä valmistella ja esittää hallitukselle ylioppilaskunnan talousarvio, jossa on ennakoitu tehtävittäin kiinteät ja muuttuvat kulut seuraavaa varainhoitovuotta varten. Ylioppilaskunnan hallituksen on hyväksyttävä esitys seuraavan kalenterivuoden talousarviosta viimeistään kymmenen (10) päivää ennen edustajiston joulukuun kokousta ja esitettävä se vahvistettavaksi viimeistään edustajiston joulukuun kokouksessa.

2.2.Talousarviokauden aikana voidaan laatia lisätalousarvioita, joiden laadinnassa, hyväksymisessä ja vahvistamisessa on noudatettava soveltuvin osin vuotuisen talousarvion laadintamenettelyä. Lisätalousarvioon voidaan ottaa vuotuiseen talousarvioon sisältymättömiä määrärahoja sekä määrälisäyksiä ja vähennyksiä, milloin vuotuisen talousarviomäärärahan perusohjeet ovat olennaisesti muuttuneet. Vuotuiseen talousarvioon sisältyvän menomäärärahan käyttötarkoituksen olennainen muutos on myös suoritettava lisätalousarviossa. Uusien menomäärärahojen tai menomäärärahojen lisäysten osalta on lisätalousarviossa osoitettava vastaava tulonlisäys, menovähennys tai muu lisärahoitus.

2.3.Vuotuiseen talousarvioon tulee sisältyä tuloslaskelman perusjaottelua noudattava tehtäväkohtainen kaikki tulosvaikutteiset erät (kulut ja tuotot) sisältävä tulosbudjetti sekä tulosbudjetin maksuihin perustuva rahoitusbudjetti.

3.Menot, tulot ja varojen hoito

3.1.Ylioppilaskunnan laskut ja muut velvoitteet hyväksyy henkilökohtaisesti nimikirjoituksellaan tai -merkillään ylioppilaskunnan pääsihteeri tai hänen estyneenä ollessaan tähän tehtävään pääsihteerin määräämä sijainen. Pääsihteerin laskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja. Laskujen hyväksyjän on tarkastettava, että maksu on ylioppilaskunnan toiminnasta johtuva sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä.

3.2.Hallitus päättää vuosittain pienimuotoisten, kertaluontoisten menojen enimmäissummasta.

3.3.Ennen hyväksymistä tulee laskussa tai maksumääräyksessä olla asianomaisen vastuuhenkilön (hallituksen jäsen, työntekijä tai muu luottamushenkilö) tarkastusmerkintä ja tarvittaessa liite, jossa on tarkempi selvitys laskusta, maksumääräyksestä tai matkasta.

3.4.Ylioppilaskunnan rahaliikennettä hoitaa taloussihteeri ja pääsihteeri tai heidän estyneenä ollessaan tähän tehtävään hallituksen valitsema henkilö. Ennen maksun suorittamista on tarkastettava, että menotosite on päivätty, että laskutoimitukset ovat oikeat ja että meno on hyväksytty. Suorituksesta on vaadittava kuittaus päiväysmerkintöineen.

3.5.Maksut on yleensä suoritettava pankin välityksellä ylioppilaskunnan tilejä käyttäen. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun asiakirjaan.

3.6.Jäsenmaksu ym. tulot on pyrittävä perimään tarkoitusta varten laadittuja, lomakkeita käyttäen.

3.7.Ylioppilaskunnan käteiskassaa hoitaa toimistosihteeri.

3.8.Hallitus määrää kuinka paljon varoja saa enintään olla ylioppilaskunnan kassassa. Muut varat on välittömästi talletettava ylioppilaskunnan pankkitileille tai tilitettävä hallituksen määräämällä tavalla.

3.9.Ylioppilaskunnan rahavarat ja arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista.

3.10.Ylioppilaskunnan hallituksen on annettava valtakirja henkilöille, joilla on oikeus kuitata saapunut arvoposti, käyttää ylioppilaskunnan pankkitilejä ja tallelokeroa.

4.Kirjanpito

4.1.Ylioppilaskunnan kirjanpitoa hoitaa taloussihteeri tai hänen estyneenä ollessaan tähän tehtävään hallituksen valitsema henkilö.

4.2.Ylioppilaskunnan on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa kirjanpitolaissa ja –asetuksessa säädettyjä periaatteita noudattaen ottaen huomioon tämän taloussäännön ja ylioppilaskunnan sääntöjen erityismääräykset.

4.3.Kirjanpito on pidettävä ajan tasalla ja hoidettava huolellisesti.

4.4.Kalustosta ja muusta merkittävästä irtaimistosta on pidettävä luetteloa tai kortistoa, jossa on esineiden nimet, tuntomerkit, kuten koneiden numerot sekä määrät, hankintahinnat ja säilytyspaikat. Luetteloon on merkittävä vuoden aikana tapahtuvat muutokset.

5.Erityisiä määräyksiä

5.1.Tästä talousohjesäännöstä on valituille tilintarkastajille ja muille asianosaisille annettava viipymättä ja todistettavalla tavalla tieto.

5.2.Tämän ohjesäännön muuttamisesta ja siitä poikkeamisesta päättää ylioppilaskunnan edustajisto. Ohjesääntöä muutettaessa on ensin kuultava taloustoimikuntaa. Tämä ohjesääntö astuu voimaan 21.4.2011.