Ohjesääntö alayhdistyksistä ja avustuksista

OHJESÄÄNTÖ ALAYHDISTYKSISTÄ JA AVUSTUKSISTA

Edustajiston päätös 28.10.2009, 27.1.2010, 29.9.2010, 23.11.2011 ja 21.11.2012.

Tässä ohjesäännössä tiedekuntajärjestöillä tarkoitetaan tiedekuntien kattojärjestöjä ja Turun Kauppatieteiden ylioppilaat ry.:tä.

Luku I
Alayhdistysasema

1 § Yleistä

TYYllä voi olla alayhdistyksiä, joita koskevat tässä ohjesäännössä määritellyt oikeudet ja velvollisuudet.

2 § Alayhdistysaseman perusteet

Alayhdistysaseman voi hakemuksesta saada yhdistys, jonka jäsenten enemmistö on TYYn jäseniä. Erityisen painavista syistä hallitus voi myöntää alayhdistysaseman myös yhdistykselle, jonka jäsenistä alle puolet on TYYn jäseniä.

Yhdistyksen jäsenistä vähintään kymmenen tulee olla TYYn jäseniä, jotta alayhdistysasema voidaan myöntää. Tämä ei koske yhdistyksiä, joilla ei ole henkilöjäseniä. Erityistapauksessa TYYn hallitus voi painavasta syystä myöntää alayhdistysaseman myös yhdistykselle, jossa ei ole kymmentä TYYn jäsentä.

Alayhdistyksen toiminnan tulee kohdistua ylioppilaskunnan jäsenistöön ja edistää heidän henkisiä, sosiaalisia tai yhteiskunnallisia pyrkimyksiään.

Alayhdistyksen tulee kaikessa toiminnassaan ottaa huomioon yksilön oikeudet ja TYYn yhdenvertaisuutta koskevat tavoitteet.

Alayhdistyksen on oltava merkittynä yhdistysrekisteriin tai parhaillaan rekisteröitymässä.

3 § Alayhdistysaseman myöntäminen

Alayhdistysaseman myöntää ylioppilaskunnan hallitus. Hakemukset käsitellään kaksi kertaa vuodessa ennen tammikuun loppua ja ennen syyskuun loppua. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään joulukuun puoleen väliin mennessä ja elokuun loppuun mennessä.

Alayhdistysasemaa haetaan TYYstä saatavalla lomakkeella. Hakemuksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava yhdistyksen hyväksytyt säännöt ja viimeisin vahvistettu toimintasuunnitelma.

Jos yhdistyksen rekisteröinti on kesken, tulee sen alayhdistysaseman hakemisen yhteydessä esittää tosite rekisteröintiasiakirjojen toimittamisesta viranomaisille.

4 § Alayhdistyksen oikeudet

Alayhdistyksellä on oikeus tehdä aloitteita ylioppilaskunnan edustajistolle, hakea ylioppilaskunnalta toiminta- ja projektiavustuksia, käyttää Turun ylioppilaslehden tiedotuspalstaa ja käyttää hyväkseen TYYn alayhdistyksilleen tarjoamia palveluja.

TYYn alayhdistyksellä on oikeus toimia ja saada TYYn palveluja sekä suomeksi että englanniksi.

Toiminta-avustusta yhdistys voi hakea vasta alayhdistykseksi hyväksymistä seuraavana kalenterivuonna.

5 § Alayhdistyksen velvollisuudet

Alayhdistyksen on vuosittain joulukuun puoleen väliin mennessä jätettävä ylioppilaskunnalle TYYn alayhdistysilmoituslomake täytettynä.

Ilmoituksesta tulee käydä ilmi yhdistyksen yhteystiedot, luettelo yhdistyksen toimihenkilöistä, nimenkirjoittajat kyseisenä vuonna, yhdistyksen jäsenmäärä ja TYYn jäsenten osuus jäsenistöstä.

Alayhdistys voi ilmoituksen yhteydessä hakea 8 § 2 momentissa tarkoitettua toiminta-avustuksen perusosaa ennakkoon maksettavaksi. Tällöin ilmoituksen yhteydessä on toimitettava kyseisen toimikauden toimintasuunnitelma ja tilikauden talousarvio.

Alayhdistyksen on vuosittain toimitettava TYYlle edellisen kauden hyväksytty toimintakertomus ja tilinpäätös. Alayhdistyksen sääntöjen muuttuessa tulee yhdistyksen viipymättä toimittaa uudet säännöt TYYlle.

6 § Alayhdistysluettelo

Hallitus vahvistaa luettelon TYYn alayhdistyksistä vuosittain tammikuun ja syyskuun loppuun mennessä. Yhdistyksiltä, jotka eivät ole jättäneet alayhdistysilmoitusta vaadittuine liitteineen määräaikaan mennessä, voidaan tällöin, hallituksen järjestettyä yhdistyksille tilaisuuden tulla kuulluksi asian suhteen, evätä niiden alayhdistysasema. Hallitus määrittelee, onko alayhdistys ainejärjestö, tiedekuntajärjestö vai muu yhdistys.

7 § Alayhdistysaseman epääminen

Jos yhdistyksen jäsenrakenne tai toiminta muuttuu merkittävästi siten, etteivät 2 §:ssä mainitut ehdot täyty tai jos yhdistys antaa toiminta- tai projektiavustusta hakiessaan virheellisiä tietoja ilmeisessä hyötymistarkoituksessa tai syyllistyy vaalijärjestyksen 57 pykälässä mainittuihin rikkomuksiin, voi hallitus keskeyttää myönnettyjen avustusten maksun tai evätä yhdistyksen alayhdistysaseman ja poistaa sen alayhdistysluettelosta. Lisäksi alayhdistysasema voidaan evätä 6 §:ssä mainitusta syystä sekä tapauksessa jossa alayhdistys jättää 5 §:ssä mainitut velvollisuutensa täyttämättä.

Luku II
Avustukset

8 § Toiminta-avustus

Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää alayhdistyksilleen vuosittain toiminta-avustuksia, joiden tarkoituksena on kannustaa yhdistyksiä aktiivisuuteen. Toiminta-avustusta hakevalla alayhdistyksellä tulee olla vähintään kymmenen TYYn jäsentä lukuun ottamatta niitä järjestöjä joilla ei ole henkilöjäseniä.

Yhdistys voi hakea toiminta-avustuksen perusosan suuruista ennakkoavustusta alayhdistysilmoituksen yhteydessä. Ennakko maksetaan alayhdistyksen tilille 6 §:ssä mainitun alayhdistysluettelon vahvistamisen jälkeen.

Toiminta-avustuksia haetaan TYYn toiminta-avustuslomakkeella. TYY julkaisee tarkan toiminta-avustusten myöntökriteeristön www-sivuillaan. Hakemukset tulee toimittaa TYYhyn viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Hakemuksen yhteydessä on toimitettava alayhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio hakemusta koskevalle vuodelle sekä viimeksi päättyneen tilikauden toimintakertomus ja tilinpäätös, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle. Myöhässä tulleita toiminta-avustushakemuksia ei käsitellä. Perustellusta ja hyväksyttävästä syystä hakemuksen täydentämiseen voidaan myöntää lisäaikaa 14.4. asti. Anomus lisäajasta tulee toimittaa TYYn kansliaan toimistosihteerille maaliskuun loppuun mennessä kirjallisesti paperiversiona. Lisäajan myöntämisestä annetaan ilmoitus sitä hakeneelle alayhdistykselle. Mikäli yhdistyksen toiminnan jatkuminen on riippuvainen TYYn toiminta-avustuksesta, voi hallitus määräajan umpeuduttuakin myöntää yhdistykselle toiminta-avustusta määrältään alennettuna. Mikäli yhdistyksen toiminta-avustushakemuksen puutteellisuus on seurausta TYYstä johtuvasta teknisestä virheestä, annetaan yhdistykselle ilmoitus mahdollisuudesta korjata tai täydentää hakemusta.

Mikäli yhdistys ei toteuta eikä edistä 2 §:ssä mainittuja alayhdistyksen tavoitteita, toiminta-avustus voidaan jättää myöntämättä. Jokainen toiminta-avustusta hyväksyttävästi hakenut alayhdistys on oikeutettu toiminta-avustuksen perusosaan, joka on aine- ja tiedekuntajärjestöille suurempi kuin muille alayhdistyksille. Hakemus on hyväksyttävä vain siinä tapauksessa, että se on toimitettu ajoissa kaikkine vaadittuine liitteineen.

Toiminta-avustuksen lisäksi filiaaleissa toimivia alayhdistyksiä tuetaan taloudellisesti erillisellä avustuksella.

Puoluepoliittisille alayhdistyksille ei myönnetä toiminta-avustusta.

Alayhdistyksen taloutta, hallintoa tai toimintaa koskevien epäselvyyksien tai rikkeiden vuoksi hallitus voi päättää, ettei toiminta-avustusta myönnetä ennen kuin epäselvyydet on korjattu. Myönnetyt toiminta-avustukset maksetaan alayhdistyksen tilille yhdessä tai useammassa erässä. Ensimmäisestä erästä vähennetään jo maksettu perusosa.

9 § Aine- ja tiedekuntajärjestöt

Aine- ja tiedekuntajärjestöille myönnettävä toiminta-avustus koostuu kaikille aine- ja tiedekuntajärjestöille myönnettävästä perusosasta sekä toiminnan pisteytyksen perusteella myönnettävästä lisäosasta. Pisteen arvo määräytyy käytettävissä olevan toiminta-avustusbudjetin ja kaikkien jaettujen pisteiden summan osamäärästä. Perusosan määrää edustajisto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän, kuin yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kolmella, alennetaan toiminta-avustuksen lisäosaa 60 prosentilla. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän kuin yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kuudella, jätetään toiminta-avustuksen lisäosa myöntämättä.

Aine- ja tiedekuntajärjestöjen toimintaa tarkastellaan kolmella osa-alueella, jotka on esitetty alla. Toiminta-avustuksia käsittelevä valiokunta arvioi hakemusten ja liitteiden perusteella aine- tai tiedekuntajärjestön toimintaa ja pisteyttää kunkin kohdan arvionsa perusteella. Toimintaa arvioitaessa otetaan huomioon sekä toteutunut että suunnitelmissa oleva toiminta.

Mikäli yhdistys päivittää jäsenluetteloaan yhdistyslain mukaisesti, annetaan yhdistykselle lisäpisteitä sen mukaan kuinka paljon sillä on jäsenistössään TYYn jäseniä.

Opintoasiat
•   Koulutuspoliittinen toiminta
•   Valtakunnallinen yhteistyö
•   Opiskelua tukeva toiminta

Yleinen yhdistystoiminta
•   Tiedotus
•   Taloudenpito
•   Toiminnan jatkuvuus
•   Koulutuksiin osallistuminen
•   Ympäristöseikkojen huomioiminen
•   Yhteistyö muiden alayhdistysten kanssa

Vapaa-aika
•   Juhlat
•   Kulttuuri
•   Liikunta
•   Muu hyvinvointi

§ 10 Muut alayhdistykset

Muille alayhdistyksille myönnettävä toiminta-avustus koostuu kaikille muille alayhdistyksille myönnettävästä perusosasta sekä toiminnan pisteytyksen perusteella myönnettävästä lisäosuudesta. Pisteen arvo määräytyy käytettävissä olevan toiminta-avustusbudjetin ja kaikkien jaettujen pisteiden summan osamäärästä. Perusosan määrää edustajisto talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän, kuin yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kolmella, alennetaan toiminta-avustuksen lisäosaa 60 prosentilla. Jos alayhdistyksen talouden ylijäämä on yhtä suuri tai enemmän kuin yhdistykselle myönnettävissä oleva avustus kokonaisuudessaan kerrottuna kuudella, jätetään toiminta-avustuksen lisäosa myöntämättä.

Muiden alayhdistysten toimintaa tarkastellaan kolmella osa-alueella, jotka on esitetty alla. Toiminta-avustuksia käsittelevä valiokunta arvioi hakemusten ja liitteiden perusteella muiden alayhdistysten toimintaa ja pisteyttää kunkin kohdan arvionsa perusteella. Toimintaa arvioitaessa otetaan huomioon sekä toteutunut että suunnitelmissa oleva toiminta.

Mikäli yhdistys päivittää jäsenluetteloaan yhdistyslain mukaisesti, annetaan yhdistykselle lisäpisteitä sen mukaan kuinka paljon sillä on jäsenistössään TYYn jäseniä.

Aktiivisuus
•   Miten usein on säännöllistä toimintaa?
•   Kuinka moni TYYn jäsen osallistuu toimintaan?
•   Miten usein kertaluontoisia tapahtumia järjestetään?
•   Kuinka moni TYYn jäsen osallistuu kertaluontoisiin tapahtumiin?
•   Kenelle kertaluontoiset tapahtumat on suunnattu?

Toiminnan monipuolisuus

11 § Projektiavustus

Turun yliopiston ylioppilaskunta voi hakemuksesta myöntää projektiavustuksia. Alayhdistyksille myönnettävien projektiavustusten tarkoituksena on kannustaa alayhdistyksiä kehittämään uutta toimintaa sekä tukea yhdistysten kannalta merkittäviä projekteja.

Projektiavustuksia voidaan poikkeuksellisesti myöntää myös muille TYYn jäsenistä koostuville ryhmille samoin perustein kuin alayhdistyksille.

Projektiavustushakemuksen voi jättää milloin tahansa, kuitenkin ennen projektin toteuttamista. Projektiavustuksia myönnetään myös aine- ja tiedekuntajärjestön perustamiseen. Hallitus käsittelee helmikuun, huhtikuun ja syyskuun loppuun sekä marraskuun 15. päivään mennessä jätetyt hakemukset kolmen viikon kuluessa näistä määräajoista.

Projektiavustuksia haetaan TYYn projektiavustuslomakkeella. Projektiavustushakemuksen mukana on toimitettava koko hankkeen talousarvio. Lisäksi hakemukseen on liitettävä yhdistyksen talousarvio ja toimintasuunnitelma, jos yhdistys ei ole aiemmin toimittanut niitä TYYlle.

Avustusta voidaan myöntää alayhdistyksen projektille tai toiminnalle, joka on kertaluontoista tai yhdistyksen ensimmäistä kertaa toteuttamaa. Lisäksi hakemusta käsiteltäessä katsotaan eduksi jos projekti tai toiminta
•   on innovatiivista.
•   parantaa merkittävästi yhdistyksen toimintaedellytyksiä.
•   tukee TYYn omaa toimintaa tai tavoitteita.
•   parantaa opiskelijoiden yhteiskunnallista asemaa.
•   parantaa opiskelijoiden opiskeluedellytyksiä.
•   lisää opiskelijoiden hyvinvointia.
•   mahdollistaa esteettömän ja yhdenvertaisen osallistumisen.
•   kattaa laajasti TYYn jäsenistöä.
•   edistää alayhdistyksen näkyvyyttä oman jäsenistön ulkopuolella tai TYYn näkyvyyttä.
•   edistää eri tahojen yhteistyötä.
•   kannustaa kv-opiskelijoita osallistumaan tapahtumaan.
•   pyrkii minimoimaan ympäristökuormituksensa.

Yhdistyksen varallisuus ei vaikuta avustuksen myöntämiseen. Kyseessä olevaa projektia varten järjestetty muu varainhankinta ei vaikuta alentavasti avustuksiin, ellei se kata kaikkia projektista aiheutuvia kuluja. Muu varainhankinta projektiin katsotaan ansioksi ja toimeliaisuuden osoitukseksi.

Avustusta ei myönnetä
•   yhdistyksen normaaliksi tai toistuvaksi katsottavaan toimintaan.
•   liiketoiminnan harjoittamiseen tai yhdistyksen varainhankintaan.
•   TYYn arvojen vastaiseen toimintaan.
•   tilaisuuksiin, joihin ei liity erityistä ohjelmaa.
•   toistuviin tapahtumiin.
•   yhdistyksen lehden julkaisemiseen.
•   Yhdistyksen jäsenten matkakustannuksiin, majoituksiin tai ruokailuihin (esimerkiksi ekskursioilla). Avustusta voidaan kuitenkin myöntää esimerkiksi puhujan tai vierailijan matkakustannuksien korvaamiseen.
•   tapahtumien ruoka- tai juomatarjoiluihin.

Avustus maksetaan jälkikäteen alayhdistyksen tilille TYYn järjestöasiantuntijalle esitettyjä kuitteja ja selvityksiä vastaan.

12 § Erillisavustukset

Projektiavustusten lisäksi ylioppilaskunta voi myöntää erillisavustusta. Erillisavustuksia voidaan myöntää toistuvaan toimintaan, joka muuten täyttää projektiavustuksen kriteerit ja on erityisen merkittävää. Erillisavustuksia haetaan samalla lomakkeella ja hakuaikataululla kuin projektiavustuksia.

13 § Avustusten myöntäminen

Avustusten myöntämisestä päättää ylioppilaskunnan hallitus. Alayhdistysvaliokunta osallistuu avustusesitysten valmisteluun. Avustuspäätöksistä ilmoitetaan ylioppilaskunnan ilmoitustaululla, verkkosivuilla ja tiedottamiseen käytettävällä sähköpostilistalla.

14 § Avustusten lunastaminen

Projekti- ja erillisavustukset tulee lunastaa viimeistään myöntämispäätöstä seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä.

Tämän ohjesäännön muuttamisesta päättää edustajisto.

Tämä ohjesääntö astuu voimaan 1.1.2013.

Lisätietoja antaa:

Lahoniitty